فایل الکترونیکی کتاب
شیوه‌نامۀ حلّ اختلاف قراردادی شرکت مادر تخصصی بازرگانی دولتی
شیوه‌نامۀ حلّ اختلاف قراردادی شرکت مادر تخصصی بازرگانی دولتی ایران
بأسمه تعالی
مقدمه:
به منظور رسیدگی به اختلافاتی که در حین اجرای یک قرارداد بین طرفین حادث می‌شود (و طرفین با مذاکره و تبادل نظر نمی‌توانند به حلّ و فصل اختلافات برسند)، این شیوه‌نامه به منظور نظارت بر حسن اجرای قراردادها و به عنوان سازوکاری برای حلّ اختلافات، با اهدافی نظیر توجّه به اصل قضازدایی، پرهیز از طولانی‌شدن اختلافات یا لاینحل ماندن آن‌ها، و ممانعت از ایجاد زمینه‌های بروز فساد و جلوگیری از تحمیل هزینه‌های دادرسی مضاعف بر اساس اختیارات حاصله از اساسنامه و با رعایت قوانین و مقرّرات با تصویب در سیزدهمین جلسه هیأت مدیره شرکت تحت عنوان شیوه‌نامه حلّ اختلاف قراردادی شرکت بازرگانی دولتی ایران به تصویب رسیده است.
ماده ۱- این شیوه‌نامه صرفاً با هدف رسیدگی به اختلاف‌هایی که در حین اجرای یک قرارداد، میان دو طرف رخ داده و دو طرف با انجام مذاکرات و تبادل نظر، قادر به حلّ و فصل آن نیستند و اساساً ناظر به داوری نبوده تدوین شده است.
ماده ۲- هیأت حلّ اختلاف قراردادی که در این شیوه‌نامه به اختصار «هیأت» نامیده می‌شود، به اعتبار توانمندی‌ها و صلاحیت‌های حرفه‌ای خود متشکل از ۶ عضو و به ترتیب زیر تعیین خواهند شد:
۱- نماینده مدیر عامل عضو اصلی و رئيس هيأت.
۲- مدیرکل حقوقی عضو اصلی و دبیر هیأت
3- مدیر کل امور مالی عضو اصلی.
۴- نماینده واحد ذی‌ربط در موضوع بدون حق رأی.
۵- یک نفر نماینده اتاق بازرگانی عضو اصلی.
۶- دو نفر حقوقدان به پیشنهاد رییس هیأت و تایید مدیر عامل احکام اعضاء از سوی مدیر عامل صادر می‌شود.
ماده ۳- وظایف و مسئولیت‌های هیأت
رسیدگی به اختلاف طرف‌های قرارداد با شرکت بازرگانی دولتی و شرکت‌های غله منطقه‌ای (ناشی یا مرتبط با کالا و خدمات این شرکت)، حسب مورد و اتخاذ تصمیم برای نحوۀ حلّ و فصل اختلافات با طرف قرارداد خواهد بود.
ماده ۴- فرآیند رسیدگی به اختلاف‌ها
4-1- شرط اصلی ورود هیأت به رسیدگی با درخواست یکی از طرفین می‌باشد.
4-2- تصمیم‌گیری در هیأت با رعایت موارد زیر خواهد بود:
الف. در صورتی که اختلاف به دلیل برداشت متفاوت از متون بخشنامه‌ها و دستورالعملها باشد، هیأت با مداقه در بخشنامه/ دستورالعمل و عنداللزوم استفسار از مرجع صدور، رأی خود را صادر می‌نماید.
ب. در صورتی که اختلاف ناشی از اجرا یا تفسیر مفاد قرارداد باشد، بر اساس محتویات و مندرجات قرارداد و توافقات و صورت‌جلسات و قوانین و مقرّرات مربوطه، هیأت موارد اختلاف را بررسی و در زمینه آن‌ها تصمیم لازم را اخذ می‌کند.
4-3- هرگاه شرکت اصلی یا شرکت تابعه با هر یک از شرکت‌های طرف قرارداد مواجه با اختلاف شود و در اجرای آن قرارداد نتواند با مذاکره یا گفتگو به تفاهم و نتیجه برسد، می‌تواند حل موضوع اختلافی خود را از هیأت درخواست و به صورت کتبی از رئیس هیأت حلّ اختلاف تقاضای بررسی و رسیدگی و تصمیم‌گیری کند.
۴-۴- هیأت حلّ اختلاف موظّف است به درخواست‌های واصله بی‌طرفانه بررسی و رسیدگی کند.
اظهار نظر کتبی در زمینه موضوع اختلافی پیش از اتخاذ تصمیم نهایی هیأت توسط هر یک از اعضای هیأت به تشخیص رئیس هیأت موجب سلب صلاحیت ایشان در رسیدگی به آن پرونده خواهد شد.
4-5- برای ورود به بررسی و رسیدگی به درخواست طرف قرارداد، به موافقت طرف مقابل نیازی نیست.
4-6- دعوت از دو طرف اختلاف برای حضور در جلسات هیأت و استماع نظرات ایشان ضروری است، اما تصمیم نهایی هیأت بدون حضور دو طرف اتخاذ می‌شود.
4-7- هیأت می‌تواند بنابر تشخیص خود و حسب نیاز، از افراد و گروه‌های کارشناسی یا مشاورین حقوقی در رشته‌های مختلف برای بررسی موضوع‌ها استفاده کند و در فرآیند رسیدگی به اختلاف‌ها در جلسات خود، نظرات این افراد را استماع و مستنداً اخذ نماید.
ماده ۵- هیأت حلّ اختلاف می‌تواند عنداللزوم و بنابر ضرورت، به تشخیص خود، در صورت تقاضای هر یک از طرفین در رابطه با صدور دستور دایر بر الزام و یا منع انجام موضوع قرارداد تصمیم لازم اتخاذ کند.
ماده ۶- جلسات هیأت با حضور رئیس هیأت واکثریت اعضاء رسمیت یافته و تصیمات نیز با حداقل ۴ رأی موافق معتبر می‌باشد.
ماده ۷- متن ذیل با عنوان “حل‌اختلاف” جایگزین متون قبلی در شرایط عمومی قراردادها یا پیمان‌های شرکت اصلی و شرکت‌های فرعی تابعه شرکت بازرگانی دولتی ایران می‌شود و از این پس این شیوه‌نامه باید در متن قرارداد درج گردد.
«هرگاه در تفسیر یا اجرای مفاد پیمان یا قرارداد بین طرفین آن اختلاف نظر پیش آید، اختلاف بین طرفین ابتدا از طریق مذاکره و تفاهم حلّ و فصل خواهد شد و در صورت عدم حصول نتیجه طبق شیوه‌نامه حلّ اختلاف قراردادی شرکت بازرگانی دولتی ایران که جزء لاینفک قرارداد می‌باشد، قابل حل خواهد بود.»
تبصره: تمامی شرکت‌ها موظّفند به صورت مناسب این شیوه‌نامه را به طرف‌های قراردادی خود تحت عنوان شیوه‌نامه حلّ اختلاف قراردادی، ابلاغ کرده تا این شیوه‌نامه مبنای بررسی و رسیدگی به اختلاف‌های احتمالی قرار گیرد.
ماده ۸- در صورت هرگونه ابهام یا سکوت این شیوه‌نامه در خصوص مقرّرات شکلی، تفسیر اداره کل حقوقی و امور قراردادها معتبر خواهد بود.
ماده ۹- کلیه شرکت‌های تابعه و واحدهای ستادی در صورت درخواست هیأت ملزم به ارائه هرگونه اطلاعات مورد نیاز می‌باشند.
ماده ۱۰- دعوت به جلسات هیأت و هرگونه استعلام و مكاتبات لازم و ابلاغ تصميمات به عنوان هیأت حلّ اختلاف قراردادی توسط رئیس هیأت انجام و به طرفین ابلاغ می‌گردد.
تبصره: نحوۀ اجرای این به شرح ضمیمه می‌باشد.
این شیوه‌نامه در ۱۰ ماده و ۵ تبصره از تاریخ ابلاغ لازم‌الاجرا است.
نحوۀ اجرای شیوه‌نامه حلّ اختلاف قراردادی
فهرست عنوان‌ها
۱- مقدمه.
2- هدف.
۳- دامنه کاربرد.
۴- تعاریف.
۵- انواع اختلاف.
۶- معیارهای انتخاب اعضای هیأت حلّ اختلاف و نحوۀ معرفی آن‌ها.
7- تشکیل هیأت حلّ اختلاف.
8- درخواست رسیدگی.
9- نحوۀ رسیدگی به درخواست‌ها.
۱۰- نظارت و ارزیابی عملکرد هیأت حلّ اختلاف.
۱۱- ایجاد سامانه گردش کار حلّ اختلاف.
۱۲- نمودار گردش کار حلّ اختلاف.
۱۳- گردش کار گزارش‌های حلّ اختلاف.
۱- مقدمه
۱-۱- این روش اجرایی، در اجرای تبصره ماده ۱۰، شیوه‌نامه حلّ اختلاف‌های قراردادی مصوّب هیأت مدیره تهیه شده است.
1-2- حلّ اختلاف قراردادها باید بر اساس شیوه‌نامه حلّ اختلاف‌های قراردادی که ابلاغ خواهد شد، انجام می‌شود.
۲- هدف
2-1- ایجاد نظم، هماهنگی، سرعت و دقّت در رسیدگی‌ها.
۲-۲- تحقق مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی افراد مسئول در روند حلّ اختلاف.
2-3- استفاده از نتایج رسیدگی‌ها در اصلاح روش‌ها.
2-4- نظارت بر گردش کارهای حلّ اختلاف برای بالا بردن سطح کمی و کیفی رسیدگی‌ها و نتیجه‌بخش بودن آن‌ها.
۳- دامنه کاربرد
این روش اجرایی، در مورد قراردادهای مربوط به شرکت‌های اصلی و فرعی تابعه شرکت بازرگانی (به نمایندگی) با انواع روش‌های اجرا کاربرد دارد.
۴- تعاریف
4-1- شرکت‌های اصلی
شرکت مادر تخصصّی بازرگانی دولتی ایران می‌باشد.
4-2- شرکت‌های فرعی
شرکت‌هایی هستند که بیش از پنجاه درصد سهام آن‌ها متعلّق به شرکت مادر تخصصّی بازرگانی دولتی است.
4-3- کارفرما
شرکت اصلی یا شرکت‌های فرعی (به نمایندگی) هستند که در قرارداد با تامین‌کنندگان کالا، پیمانکاران و … به عنوان کارفرما تعیین شده‌اند.
۴-۴- طرف قرارداد
تامین کنندگان کالا، پیمانکاران و همه کسانی است که طرف قرارداد با شرکت‌های اصلی یا شرکت‌های فرعی هستند. در این روش اجرایی، طرف قرارداد متقاضی رسیدگی یا درخواست‌کننده نیز نامیده می‌شود.
4-5- نماینده طرف قرارداد
دارندگان امضای مجاز طرف قرارداد یا نمایندگان آن‌ها هستند که به عنوان نماینده تام‌الاختیار، برای حضور در جلسه رسیدگی، به هیأت حلّ اختلاف معرفی می‌شوند.
4-6- روز
منظور از روز برای مهلت‌های تعیین‌شده در این روش اجرایی، روزهای کاری است.
5- انواع اختلاف
اختلاف‌هایی که در هیأت حلّ اختلاف رسیدگی می‌شود، از نظر منشا ایجاد آن به شرح زیر تفکیک می‌گردد:
5-1- دوگانگی در اسناد و مدارک قرارداد.
5-2- برداشت متفاوت دو طرف از اسناد و مدارک قرارداد.
5-3- انجام ندادن تعهدات یا اقدام هر یک از دو طرف قرارداد.
5-4- تغییرات و شرایط به وجود آمده خارج از قرارداد یا اختیار دو طرف قرارداد
نوع اختلاف از نظر چگونگی پاسخگویی قرارداد به شرح زیر است:
۵-۵- روش جبران خسارت و رفع اختلاف در قرارداد وجود دارد.
5-6- روش جبران خسارت و رفع اختلاف در قرارداد وجود ندارد.
6- تشکیل هیأت حلّ اختلاف
6-1- هیأت حلّ اختلاف پس از صدور حکم اعضای آن از سوی مدیر عامل شرکت، تشکیل می‌گردد.
6-2- جلسات هیأت حلّ اختلاف به‌طور منظم و با دعوت رئیس هیأت، به تناسب میزان درخواست‌های رسیدگی دریافت شده، برگزار می‌شود تعداد جلسات هیأت باید به نحوی برنامه‌ریزی گردد که اعلام نظر در مورد هر درخواست رسیدگی، از تاریخ تکمیل مدارک بیشتر از ۴۵ روز نشود. در موارد ویژه‌ای که به دلیل تنوع اختلاف و لزوم صرف وقت برای تکمیل اطلاعات و یا ضرورت بررسی‌های کارشناسی نیاز به مدت بیشتری باشد این مدت، بر اساس گزارش توجیهی هیأت برای یک دوره ۴۵ روزه دیگر قابل تمدید است.
6-3- دبیرخانه هیأت، در محل حوزه رئیس هیأت شرکت است و تمام مکاتبات هیأت و دبیرخانه آن، از سوی دبیرخانه هیأت و با امضای رئیس هیأت انجام می‌شود.
7- درخواست رسیدگی
7-1- طرف قرارداد هنگامی می تواند از هیأت حلّ اختلاف درخواست رسیدگی کند که پیش‌تر مورد اختلاف را با کارفرما مطرح کرده ولی با مذاکره و با مکاتبه به نتیجه نرسیده است و در مدت ده روز از اعلام کتبی موضوع به کارفرما، پاسخ دریافت نکرده و یا پاسخ دریافت شده مورد قبول او نباشد.
7-2- متقاضی رسیدگی با طرف قرارداد باید درخواست خود را طبق کاربرگ پیوست ۲ به همراه مستندات مربوط طبق کاربرگ ۳ تهیه کند و به همراه تعهد پذیرش رأی هیأت که طبق کاربرگ پیوست ۴ تنظیم شده است و مستنداتی که مبنای ادعا و درخواست رسیدگی او است در دو نسخه به دبیرخانه هیأت حلّ اختلاف مربوط ارسال دارد. رسیدگی تنها به موارد درج شده در درخواست رسیدگی انجام می‌شود.
یادآوری: درخواست رسیدگی، تعهد پذیرش رأی هیأت و تمام ضمائم درخواست باید از سوی دارندگان امضای مجاز طرف قرارداد امضا و مهر شود.
7-3- اختلاف قراردادهایی که کارفرما اقدام به فسخ قرارداد کرده است، قابل رسیدگی در هیأت‌های حلّ اختلاف نیست.
۸– نحوۀ رسیدگی به درخواست‌ها
8-1- دبیرخانه هیأت حلّ اختلاف، پس از دریافت هر درخواست رسیدگی باید آن را از نظر کامل بودن اطلاعات و مدارک موردنیاز طبق فهرست وارسی پیوست ۵، به صورت شکلی رسیدگی نماید و در صورت وجود نقص در اطلاعات و مدارک، تکمیل نواقص را به متقاضی اعلام دارد.
دبیرخانه، درخواست‌های رسیدگی را که کامل باشد برای اعلام نظر کارفرما ارسال می‌کند و پس از دریافت نظریه، طبق کاربرگ پیوست ۶، نظر کارفرما را نسبت به ادعای طرف قرارداد، برای طرف قرارداد ارسال و پس از دریافت پاسخ طرف قرارداد، رسیدگی به درخواست طرف قرارداد را با توجّه به برنامه کاری هیأت، در دستور کار هیأت قرار می‌دهد.
هرگاه در مدت هفت روز از دریافت هر اعلامیه دبیرخانه، در مورد تکمیل اطلاعات و مدارک و یا اعلام نظر، پاسخی از سوی طرف قرارداد دریافت نگردد، درخواست متقاضی بایگانی می‌شود.
8-2- دبیرخانه هیأت، طبق برنامه کاری هیأت، هر مورد اختلاف را در جلسه هیأت مطرح می‌نماید. هرگاه به تشخیص هیأت، موضوع اختلاف ناشی از ابهام در دستورالعملها باشد، رئیس هیأت باید نحوۀ اجرای آن را از مرجع صادر‌کننده دستورالعمل استعلام نموده و نتیجه را به دو طرف قرارداد ابلاغ نماید. در صورتی که به تشخیص هیأت، برای تصمیم‌گیری نیاز به اندازه‌گیری یا محاسبات تفصیلی باشد، بررسی آن به کارشناس ارجاع می‌شود دبیرخانه بررسی موضوع را طبق کاربرگ پیوست ۷، به کارشناس منتخب هیأت ارجاع می‌دهد و پس از دریافت گزارش کارشناس تهیه شده طبق کاربرگ پیوست ۸، آن را به هیأت منعکس می‌نماید. با توجّه به مسئولیت هیأت در رسیدگی و تصمیم‌گیری اختلاف‌ها، انتخاب کارشناس در اختیار هیأت است.
یادآوری: ارجاع خدمات کارشناسی به اعضای هیأت‌های حلّ اختلاف مجاز نیست.
8-3- دبیرخانه هفت روزه پیش از موعد جلسه، از کارفرما و طرف قرارداد مربوط برای حضور نمایندگان آن‌ها در جلسه رسیدگی هیأت، دعوت به عمل می‌آورد.
رسیدگی هیأت حلّ اختلاف به هر مورد اختلاف با حضور نمایندگان کارفرما و طرف قرارداد، بر اساس قرارداد منعقده شده، مستندات دریافت شده از سوی دو طرف و با توجّه به توضیحات آن‌ها انجام می‌شود.
8-4- هیأت حلّ اختلاف، پس از شنیدن توضیحات نمایندگان کارفرما و طرف قرارداد و بر حسب مورد، دریافت گزارش کارشناسی و اطلاعات درخواستی، نسبت به موضوع اختلاف تصمیم‌گیری می‌نماید. تصمیم هیأت که طبق کاربرگ پیوست ۹ به امضای اعضای هیأت می‌رسد از سوی دبیرخانه هیأت به دو طرف قرارداد ابلاغ می‌گردد.
یادآوری: با توجّه به ماده ۴ شیوه‌نامه در صورتی که اختلاف تصمیم‌گیری شده از نوع اختلافی باشد که راه حل آن در قرارداد وجود نداشته است یا تصمیم هیأت، نمی‌تواند موجب افزایش بیش از ۲۵درصد قرارداد گردد.
9- دبیرخانه هیأت حلّ اختلاف
دبیرخانه هیأت، در محل شرکت اصلی است و تمام مکاتبات هیأت و دبیرخانه و با امضای رئیس هیأت انجام می‌شود.
۱۰- نظارت و ارزیابی عملکرد هیأت‌های حلّ اختلاف
10-۱- هیأت‌ها موظّف هستند برای هر مورد حلّ اختلاف، پس از خاتمۀ رسیدگی و اعلام تصمیم هیأت، با توجّه به منشاء ایجاد اختلاف، راهکار پیشنهادی خود را طبق کاربرگ پیوست ۱۰ برای پیشگیری از بروز اختلاف در موارد مشابه به همراه کاربرگ پیوست ۹ (کاربرگ تصمیم هیأت) برای مدیر عامل ارسال دارند.
10-2- مدیر عامل، راهکارهای پیشنهادی هیأت حلّ اختلاف را بررسی نموده و در صورتی که با اصلاح رویه‌ها و دستورالعملها بتوان در قراردادهای آینده از بروز اختلاف در موارد مشابه پیشگیری کرد، اعلام نظر می‌نماید نظر هیأت برای تکمیل و اصلاح رویه‌ها و دستورالعملها ابلاغ می‌شود.
10-3- دبیرخانه هیأت‌ها موظّف هستند تا روز هفتم هر ماه، گزارش ماهانه پیشرفت رسیدگی درخواست‌های حلّ اختلاف طی ماه پیش را طبق کاربرگ پیوست ۱۰، تهیه و برای مدیرعامل ارسال دارند. هر گاه گزارش ماهانه ناقص باشد، دبیرخانه باید پیگیری لازم را برای تکمیل آن انجام دهد.
هرگاه مدیر عامل با بررسی گزارش‌های ماهانه، اصلاح و یا تکمیل روش‌های اجرایی شیوه‌نامه را لازم بداند، نسبت تجدیدنظر آن‌ها اقدام می‌نماید.
۱۱- ایجاد سامانه گردش کار حلّ اختلاف
به منظور مستندسازی و تسریع در گردش کار حلّ اختلاف قراردادها از مرحله درخواست رسیدگی تا مرحله ابلاغ تصمیم‌ها، و نظارت و ارزیابی عملکرد هیأت، دبيرخانه هيأت، سامانه کامپیوتری را به صورت خط (ONLINE) طراحی می‌نماید تا تمام فعالیّت‌های هیأت با استفاده از آن اجرا گردد.
