شناسایی ادعا | نقش ماتریس حقوق و تکالیف (گام اول در مدیریت ادعا)

شناسایی ادعا یکی از مراحل مدیریت ادعا، شناسایی موارد بروز ادعا است؛ بدین منظور ابتدا لازم است حقوق و تکالیف طرفین در قرارداد، سررسید تعهدات و پیامدها و آثار آنها به طور دقیق مشخص گردد. نظر به پیچیدگی و حجیم بودن اسناد قرارداد که از خصوصیات ذاتی آنها بوده، بهره‌مندی از یک ابزار توسعه‌یافته در جهت ساده‌سازی و دسته‌بندی حقوق، تکالیف و تعهدات هریک از طرفین قرارداد، به منظور تسهیل و تسریع در رسیدگی به ادعاها، ضروری به نظر می‌رسد. در این مقاله، به معرفی ماتریس حقوق و تکالیف قراردادی که در آن، حقوق، تکالیف و تعهدات طرفین، سررسید تعهدات و پیامدهای نقض آن‌ها مشخص شده و نقش آن در مدیریت قرارداد و شناسایی ادعا، پرداخته شده است.

کلمات کلیدی: مدیریت قرارداد، مدیریت ادعا، شناسایی ادعا، ماتریس حقوق و تکالیف.

 

نقش ماتریس حقوق و تکالیف در شناسایی ادعا

نویسندگان: فاطمه رشیدی¹متخصّص شناسایی دعاوی در موسّسۀ بین‌المللی سنگ‌بنای حقوق احداث حمید حسین‌زاده

 

این مقاله کجا چاپ شده است؟

ادعا از حیث منشأ، ناظر به

• الزامات قراردادی و
• الزامات خارج از قرارداد (ضمان قهری و مسئولیت مدنی)

می‌گردد؛ قلمروی بحث مقالۀ حاضر، صرفاً معطوف به الزامات قراردادی است.

در واقع مفاد و شروط یک قرارداد، موجد حقوق و تکالیف (قاعده اولیه)، برای طرفین عقد می‌باشند و در صورت نقض تعهد از سوی هر یک از اطراف قرارداد، مسئولیت ناشی از نقض تعهد (قاعده ثانویه) و به تبع آن، طرح احتمالی ادّعا از سوی طرف دیگر، متصوّر است. از این‌رو، فرآیند مدیریت ادعا، بیش از هر چیز، متاثّر از مدیریت قرارداد است. لذا بحث ما با تشریح مدیریت ادعا، آغاز و با تحلیل مدیریت قرارداد و ماتریس حقوق و تکالیف به عنوان ابزار آن، ادامه یافته و در نهایت با نتیجه‌گیری بحث خاتمه یافته است.

ادعا در واقع درخواستی است که در اثر

۰۱

تغییرات پایه در اجرای یک پروژه؛

۰۲

تغییر یا انحراف در تخصیص ریسک؛

۰۳

یک اقدام یا درخواست تغییر که برخلاف شرایط توافق‌شدۀ قرارداد است

۰۴

یا بخشی از ساخت و ساز که شکست خورده یا به درستی انجام نشده است و نمی‌تواند از نظر اقتصادی بین طرفین حل شود، مطرح می‌گردد.

همچنین ادعاها می‌توانند به علت

• ناکافی بودن مفاد قرارداد،
• زبان نامشخص
• و اختلاف در تفسیر مفاد قرارداد باشند.

در ساخت و ساز، ادعا معمولاً برای جبران خسارت اضافی برای کارهایی که خارج از قرارداد در نظر گرفته شده، یا تمدید زمان تکمیل قرارداد، و یا هر دو درخواست می‌گردند. شرایط بسیاری وجود دارند که در آنها ادعاها شکل می‌پذیرند و از دو دیدگاه بررسی می‌شوند: طرفی که ادعا را مطرح می‌نماید و طرفی که در مقابل آن دفاع می‌کند.

با این حال، تمایز بین یک ادعا و یک تغییر، اساس اختلاف نظر بین طرفین قرارداد است. اگر توافق حاصل شود، ادعا یک “درخواست تغییر مصوب” می‌شود یا همانطور که در پروژه‌ها به آن اشاره می‌شود، یک “درخواست تغییر تأیید شده”، که قرارداد را اصلاح می‌کند. در صورت عدم توافق، ادعا از طریق مذاکره رسمی، میانجی‌گری، داوری یا حل اختلاف و در نهایت از طریق مراجع قضایی حل و فصل می‌گردد²Construction Extension to the PMBOK Guide (2016), A1 (MANAGING CLAIMS IN CONSTRUCTION), Project Management Institute, Inc..

شناسایی ادعا یکی از راه‌های جلوگیری از وقوع ادعا در پروژه‌ها، استفاده از الگو‌های صحیح با عنوان «قرارداد همسان» است. قرارداد همسان (مدوّن)، سندی است که در آن، مفاد و شروط یک عقد، از پیش و به صورت مکتوب، تنظیم و تدوین ‌شده باشد و به عنوان یک نمونه، الگو، نوع (تیپ)، ساختار و یا قالبِ آمادۀ معتبر نزد عرفِ (عام و یا خاص)، در دسترس متعاملین قرار داشته باشد و انعقاد قرارداد مدنظر ایشان را تسهیل و تسریع کند³حسین‌زاده، ح. (۱۳۹۷)؛ ” تبیین قراردادهای همسان و ناهمسان”، نشریۀ مناقصه مزایده..

لیکن با وجود استفاده از الگوهای مذکور و تمامی تمهیدات در نظر گرفته‌شده در مفاد و شروط پیمان، بسیاری از قراردادها، به دلیل پیچیدگی، با وقوع ادعا همراه هستند. به منظور پیش‌گیری از بروز اختلافات، همچنین قابلیّت استیفاء به‌موقع و صحیح حق، مدیریت ادعا در قراردادها ضروری است.

الحاقیۀ ساخت پیکره دانش مدیریت پروژه، مدیریت ادعا را اینگونه تعریف می‌کند:

فرآیندی که در جهت حذف یا جلوگیری از بروز ادعا تلاش می‌کند و در صورت وقوع، به عکس‌العمل در مقابل آن می‌پردازد. این عنوان، کلیه رویه‌های که برای حذف یا جلوگیری از افزایش دعاوی و همچنین مدیریت آنها در صورت وقوع، مورد نیاز است را شامل می‌گردد.

مهمترین اصل در مدیریت دعاوی

شناسایی ادعا 

مهمترین اصل در مدیریت دعاوی، اشراف کامل بر، مقتضای ذات عقد و در ادامه، مفادّ و شروط قرارداد است. مستندسازی از دیگر اصول مدیریت دعاوی است که در کلیه روش‌های اجرایی آن، نقش کلیدی دارد.

اگرچه تدوین یک قرارداد صحیح و دقیق که همه جوانب را در نظر گرفته باشد کار سهل و آسانی نیست، اما نزدیک شدن به آن می‌تواند زمینه بروز ادعاهای مختلف را کاهش دهد⁴ مطلق، ا. (۱۳۹۶)، ” گام‌های فرآیند مدیریت ادعا کدامند؟”، فرآیندسازان پروژه‌های ایران.. بر اساس الحاقیۀ ساخت پیکرۀ دانش مدیریت پروژه، مدیریت ادعا شامل چهار فرآیند اصلی بوده که با توجه به ماهیت پروژه، جلوگیری از بروز ادعا، شناسایی موارد بروز ادعا، ارزیابی و تحلیل ادعا، و حل و فصل ادعا را شامل می‌شود. فرآیند شروع و شکل‌گیری دعاوی تا مرحله طرح آن، پنج مرحلۀ بررسی مدارک و شناخت، تدوین اضافه‌کاری‌ها، تأخیرات و ادعاها، جمع‌آوری موارد اضافه‌کاری‌ها و ادعاها، تدوین و گزارش توجیهی تأخیرات، طرح ادعاهای مالی را در بر می‌گیرد⁵ مطلق، ا. (۱۳۹۶)، ” گام‌های فرآیند مدیریت ادعا کدامند؟”، فرآیندسازان پروژه‌های ایران. و همانطور که در مقدّمۀ بحث مطرح شد، موارد پیش‌گفته، در اثنای مدیریت قرارداد، ظهور و بروز خواهند یافت.

 

[irp posts=”2324″ name=”کمی سازی ادعا | محاسبه و کمی سازی هزینه‌ بالاسری در دوران تاخیرات مجاز”]

شناسایی ادعا عموماً ادعاها نتیجه عدم قبول درخواست تغییر، تفسیرهای متفاوت و متضاد از قرارداد در بروز شرایط تغییریافته یا ناشناخته می‌باشند. قراردادی که به موقع اجرا نشود، آثار زمانی و هزینه ای دارد. صرفنظر از منشاً ادعا، فرآیند شناسایی ادعا باید با شناخت تخصصی از حوزه های مختلف کاری و ارتباط آنها با یکدیگر و تدقیق در شرایط قراردادی صورت گیرد. به بیان دیگر، شناسایی ادعا نیازمند تعبیری درست از متن قرارداد به همراه پیش بینی شرایطی است که احتمال وقوع آنها در جریان اجرای پروژه، وجود دارد⁶. آمری نیا، م. (۱۳۹۶) ، ” فرآیندهای مدیریت ادعا شامل ابزارها و تکنیک ها در پروژه‌های ساخت”، انتشارات سیمای دانش..

اصلی‌ترین مسیر شناسایی ادعا، یا به عبارت دیگر، ورودی شناسایی ادعا، قرارداد است و در اثنای مدیریت قرارداد، با ملاحظۀ نقض تعهدات طرفی از قرارداد، ادعاهای طرف دیگر مطرح می‌گردد.

شناسایی ادعا مدیریت قرارداد، فرآیند تعامل بین طرفین قرارداد و حصول اطمینان از پایبندی آن‌ها به ایفای تعهدات است و هدف آن تحقّق مورد معامله (عملیات موضوع پیمان)؛
فرآیند مدیریت قرارداد شامل (و نه محدوده به)

• تنظیم قرارداد،
• پیگیری اجرای تعهدات تا تحویل کالاها و خدمات،
• مدیریت ارتباطات،
• مدیریت تغییرات و
• راهبری قرارداد است. 

 

 

مدیریت تغییرات قرارداد

 

شناسایی ادعا

به عنوان نمونه، مدیریت تغییرات قرارداد به عنوان بخشی از فرآیند مدیریت قرارداد، به منظور جلوگیری از افزایش غیر ضروری زمان و هزینه‌های ناشی از انجام کارهای خارج از محدوده قرارداد، در طول اجرای پروژه می‌باشد.

 

ضروری است تغییرات قرارداد در طول اجرای آن مورد توجه قرار گرفته و به طور موثر مدیریت شود، در غیر این‌صورت می‌تواند منشأ بروز اختلافات و شروع افزایش هزینه‌ها و زمان قرارداد گردد.

لازم به ذکر است که تغییرات قرارداد یکی از ریشه‌های بروز اختلافات در قراردادهاست؛ در واقع هر جایی از قرارداد که تعهدی، نقض گردد و یا حقی زایل شود، طرف ذینفع ادعای خود را مطرح می‌کند و درصورتی‌که طرف مقابل ادّعا را نپذیرد، اختلاف میان ایشان، حاصل می‌شود. 

از این رو، هر یک از طرفین قرارداد، نیازمند ابزاری کنترلی برای ردیابی تکالیف محقّق‌نشده و حقوق استیفاء نشدۀ خویش هستند. چه اینکه، مطابق قواعد تلازم و تقابل حق و تکلیف، وجود هر حقّی ملازمه با یک تکلیف برای هر یک از اطراف قرارداد دارد و در مقابل هر حقّ طرف اول، تکلیفی بر ذمّۀ طرف دوم مستقر است. پس ردیابی تحقّق و عدم تحقّق این حقوق و تکالیف در قراردادها (بالاخص قراردادهای بازرگانی و احداث)، مستلزم در اختیار داشتن ابزاری کارآمد است.

شناسایی ادعا بدیهی است که در یک سند طولانی و پیچیده، پیدا کردن سریع اطلاعات مهم می‌تواند دشوار باشد. مخصوصا برای افرادی که تفکر قراردادی ندارند و یا با ساختار قراردادهایی که استفاده می‌کنند آشنا نیستند و عواقب ناشی از عدم آشنایی با تعهدات خود که به راحتی می‌تواند منجر به نقض قرارداد با عواقب احتمالی آن شود را نمی‌دانند. همچنین آگاهی از تعهدات طرفین دیگر قرارداد ضروری است تا اطمینان حاصل شود که آنها نیز تعهدات خود را به درستی انجام می دهند و در غیر اینصورت، از هر گونه حقوق مربوط به جبران خسارات آگاه باشند⁷Andy Hewitt (2014), The FIDIC Contracts Obligations of the Parties (1st Ed.), John Wiley & Sons Ltd.. بنابراین به منظور سهولت تشخیص حقوق و تکالیف طرفین قرارداد و آگاهی از عواقب نقض هریک از تعهدات، الگوی ماتریس حقوق و تکالیف به شرح جداول نمونه پیشنهاد می‌گردد.

شناسایی ادعا

 در ادامه شرح محتوای ماتریس حقوق و تعهدات، با طرح یک نمونه عملی از موافقت‌نامه، شرایط عمومی و خصوصی پیمان در کارهای پیمانکاری (نشریه ۴۳۱۱)⁸موافقت نامه، شرایط عمومی و خصوصی پیمان در کارهای پیمانکاری (نشریه ۴۳۱۱)، بخشنامه شماره ۸۴۲/۵۴-۱۰۸۸/۱۰۲ مورخ ۰۳/۰۳/۱۳۷۸ ابلاغی از سازمان برنامه و بودجه.  و نیز، کتاب قرمز فیدیک⁹FIDIC (Federation Internationale Des Ingenieurs Conseil) فدراسیون بین المللی مهندسان مشاور (شرایط قرارداد برای احداث¹⁰CONSTRUCTION)، ¹¹Conditions of Contract for CONSTRUCTION (2017), (2nd Ed.), FIDIC. صورت پذیرفته است.

کاربر غیرحرفه‌ای قرارداد نیز، با دسترسی به ماتریس حقوق و تکالیف، به راحتی می‌تواند تکالیف و پیامدهای نقض آن‌را شناسایی نماید؛ این امر یعنی شناسایی ادعا در اثنای مدیریت قرارداد.

تعهد آنی و تعهد مستمر

پیش از شرح جداول نمونه، لازم به ذکر است مقصود از تعهّد آنی، تعهد/تکلیف ناظر به رویدادی است که تنها یک بار در طول پیمان قابلیت تحقّق داشته و مقصود از تعهد مستمر، تعهد/تکلیف ناظر به رویدادی است که بیش از یکبار در طول پیمان قابلیت تحقّق دارد.

نحوۀ پیاده‌سازی مفاد و شروط در ماتریس حقوق و تعهدات:

برای نمونه در توضیح سطر اول از جدول شمارۀ یک، از اینجا آغاز می‌کنیم که، «بند الف» ذیل «ماده ۳۷» شرایط عمومی پیمان (در باب پرداخت‌ها) بیان ‌می‌دارد:

از طرفی «جزء ۹» از «بند الف» ذیل «ماده ۳۰» شرایط عمومی پیمان نیز، بیان می‌دارد:

در صورت وقوع هر یک از موارد زیر که موجب افزایش مدت اجرای کار شود، پیمانکار می‌تواند درخواست تمدید مدت پیمان را بنماید؛ هرگاه کارفرما نتواند تعهدات مالی خود را در موعد های درج شده در اسناد و مدارک پیمان انجام دهد.

شناسایی ادعا ملاحظه می‌فرمائید که دو بند نسبتاً طولانی و پراکنده در دو ماده از شرایط عمومی پیمان، کاملاً متمرکز و به‌نحوی‌که کاربر قرارداد، به طور هم‌زمان، قابلیت روئیت تعهد و پیامد نقض تعهد را داشته باشد و مدیریت قرارداد را تسهیل نماید، در یک سطر از ماتریس حقوق و تکالیف جای گرفته است. به جهت اجتناب از طولانی‌شدن متن مقاله، از تشریح سطور بعدی جداول یک و دو صرفنظر کردیم. بدیهی است فرآیند تکمیل آن‌ها نیز، مشابه سطر نخست تشریح‌شده می‌باشد.

 

جدول ۱

 بخشی از ماتریس حقوق و تکالیف مربوط به نشریه ۴۳۱۱

 

جدول۲

 بخشی از ماتریس حقوق و تکالیف مربوط به کتاب قرمز فیدیک

از آنجایی که، فرآیند مدیریت ادعا، بیش از هر چیز، متاثّر از مدیریت قرارداد است و شناسایی ادعا در اثنای مدیریت قرارداد معنادار است، لذا معرفی یک ابزار توسعه‌یافته به‌منظور مدیریت تعهدات قراردادی از منظر ذی‌نفع، هدف این پژوهش است.

نظر به قواعد تلازم و تقابل حق و تکلیف در عرصه قراردادهای معوّض، عنوان ماتریس حقوق و تعهدات را برای ابزار پیش‌گفته اختیار نمودیم. ماتریس حقوق و تکالیف، به نوعی خلاصۀ متمرکز مفاد و شروط قرارداد و پیامدهای نقض تعهدات است که در لابه‌لای قرارداد پراکنده شده است. ماتریس حقوق و تکالیف از ابتدای قرارداد، حقوق و تکالیف طرفین قرارداد را به ازای هر شرط قراردادی به روشنی نشان می‌دهد و سبب می‌گردد طرفین قرارداد به حقوق و تکالیف خود در کمترین زمان ممکن و به سهولت آگاه شوند و فرآیند شناسایی ادعا، در صورت نقض تعهدات از سوی متعهد برای ذی‌نفع تسریع و تسهیل گردد و چه بسا با پیاده‌سازی کامل آن در مقام چک لیست، احتمال تحقّق تعهدات را افزایش و از بروز ادعا جلوگیری نمایند و یا احتمال آن را کاهش دهند.

1. Construction Extension to the PMBOK Guide (2016), A1 (MANAGING CLAIMS IN CONSTRUCTION), Project Management Institute, Inc.
2. حسین‌زاده، ح. (۱۳۹۷)؛ ” تبیین قراردادهای همسان و ناهمسان“، نشریۀ مناقصه مزایده.
3. مطلق، ا. (۱۳۹۶)، ” گام‌های فرآیند مدیریت ادعا کدامند؟“، فرآیندسازان پروژه‌های ایران.
4. آمری نیا، م. (۱۳۹۶) ، ” فرآیندهای مدیریت ادعا شامل ابزارها و تکنیک ها در پروژه‌های ساخت“، انتشارات سیمای دانش.
5. Andy Hewitt (2014), The FIDIC Contracts Obligations of the Parties (1st Ed.), John Wiley & Sons Ltd.
6. موافقت نامه، شرایط عمومی و خصوصی پیمان در کارهای پیمانکاری (نشریه ۴۳۱۱)، بخشنامه شماره ۸۴۲/۵۴-۱۰۸۸/۱۰۲ مورخ ۰۳/۰۳/۱۳۷۸ ابلاغی از سازمان برنامه و بودجه.
7. Conditions of Contract for CONSTRUCTION (2017), (2nd Ed.), FIDIC.